Die Führungsaufgaben "Informieren" und "Kommunizieren"
Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass der Informationsfluss von unten nach oben und andersherum (senkrechte Information) und zu den Schnittstellen (horizontaler Informationsfluss) funktioniert.
Ein Unternehmen kann nur erfolgreich sein, wenn die Führungskräfte und die Mitarbeiter sich nicht als Einzelkämpfer verstehen, sondern als vernetztes Unternehmen, in dem Information eine zentrale Rolle spielt.
Informieren und Kommunizieren ist nicht dasselbe
Bei der Kommunikation findet ein Austauschprozess zwischen Sender und Empfänger statt. Im Dialog zeigt uns das Gegenüber direkt, welche Wirkung unsere Mitteilung bei ihm auslöst. Wir erhalten also eine direkte Rückmeldung; entstanden ist eine Zwei-Weg-Kommunikation.
Information bedeutet das zielgerichtete und zweckgebundene Senden von Mitteilungen. Jedoch erhalten wir anders als bei der direkten Kommunikation keine direkte Mitteilung, wie unsere Information entschlüsselt wurde. Deshalb ist es umso wichtiger, dass wir unsere Information gegliedert, strukturiert und zielgerichtet formulieren sowie das richtige Medium auswählen, um die Information weiterzugeben, z. B. durch direktes Gespräch, per E-Mail, per Telefon usw.
Führungskräfte sind als Informationssender verantwortlich für das, was Sie senden und auslösen.
Zielsetzung von Informationen
- Auf der Sachebene: Informationen helfen, dass die Aufgabe richtig erfüllt werden kann. Sie dienen dazu, Sachziele optimal zu erreichen.
- Auf der Beziehungsebene: Informationen motivieren und fördern die Identifikation mit Aufgaben. Wer informiert ist, fühlt sich sicher, integriert und wertgeschätzt.
Die Informationsspirale in der Führung
Grundregeln der Informationsweitergabe
- Welche Informationen sind wichtig?
- Wer braucht welche Informationen?
- Wer braucht diese Informationen und wer braucht sie nicht?
- Wann werden welche Informationen gebraucht?
- Welcher Informationskanal eignet sich für welche Informationen am besten?
- Wer braucht welche Informationen in welcher Sprache oder Formulierung und in welchem Detaillierungsgrad?
Bring- oder Holschuld
Als Führungskraft sind Sie für den Informationsfluss verantwortlich. Sie haben eine Bringschuld. Ihre Aufgabe ist es, dass Ihr Mitarbeiter alle Informationen hat, um seine Arbeitsaufgaben rechtzeitig und korrekt erledigen zu können.
Auf der anderen Seite können Sie von selbstständigen Mitarbeitern erwarten, dass diese sich aktiv Informationen einholen, z. B. über Intranet, Internet, Kollegen usw. Wer nicht genügend informiert wird, hat das Recht und auch die Pflicht, sich die Informationen selbst zu beschaffen.
Die W-Fragen der vollständigen Information
Was?
Was ist das Thema?
Was ist die Situation (Ist-Stand), die Ausgangslage, das Problem oder die getroffene Entscheidung?
Was ist nun zu tun?
Wer?
Wer war beteiligt in der Situation des Problems oder der getroffenen Entscheidung?
Wer ist betroffen?
Wer ist verantwortlich, wer muss was tun?
Wer bietet welche Unterstützung?
Wozu?
Welchem Zweck dient die Information?
Wozu braucht es die Information?
Wann?
Wann ist etwas passiert?
Wann wird etwas passieren?
Wann ist mit weiteren Informationen zu rechnen?
Wie?
Wie ist vorzugehen?
Wie verhalten wir uns?
Wie sind dabei gewisse Vorhaben oder Spielregeln einzuhalten?
Wo?
Wo ist etwas passiert?
Wo wird etwas passieren?
Verständlich informieren – die vier Verständlichmacher
Reinhard Tausch, Inghard Langer und Friedemann Schulz von Thun erarbeiteten im Rahmen des Forschungsprojekts „Textverständlichkeit“ in den 1970er Jahren das „Hamburger Verständlichkeitsmodell“. Sie haben vier Merkmale für eine verständliche Mitteilung definiert. Diese werden auch als „Verständlichmacher“ bezeichnet:
Die wichtigsten Grundsätze und Anforderungen an Informationen
Richtig informieren bedeutet: sachgerecht, vollständig und adressatengerecht
sachgerecht:
Muss-Informationen:
für den Arbeitsprozess notwendige, unentbehrliche Informationen
Kann-Informationen: für den Arbeitsprozess nicht wichtige, entbehrliche Informationen
vollständig:
Was?
Wer?
Wozu?
Wann?
Wie
Wo?
adressatengerecht:
verständlich – empfängergerecht
verhältnismäßig – im richtigen Maß
stufengerecht – angepasst an Bedürfnisse
Verständlich informieren bedeutet: einfach, gegliedert, prägnant und anregend
Einfachheit:
einfache Wortwahl
einfacher Satzbau
Gliederung/Ordnung:
äußere Gliederung – strukturiert
innere Ordnung – logische Abfolge
Prägnanz/Kürze:
inhaltlich das Wesentliche
sprachlich kurz
anregende Zusätze:
Interesse weckend
motivierend
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